Al in 2007 introduceerde Wortell een Bring Your Own Device-strategie (BYOD). Medewerkers stond het vrij zelf een mobiel apparaat uit te zoeken. Door deze vrijheid in apparatuurkeuze ontstond er een fikse druk op de IT-afdeling om deze apparaten te beheren en integratie met de bedrijfsinfrastructuur te verzekeren. Sommige medewerkers hadden zelfs twee apparaten: een voor CRM-zaken en een voor het bijhouden van de projectvoortgang. Daarbij gebruikten de Wortell-medewerkers verschillende online diensten om data te creëren en op te slaan. Dit maakte het lastig voor collega’s en teams toegang te krijgen tot de juiste documenten.
In december 2011 gaf Wortell al zijn 120 medewerkers een Nokia Lumia 800 – slechts één maand nadat het toestel in Nederland uitkwam. De medewerkers kregen, na een testperiode, de optie om het toestel te houden of terug te geven aan hun werkgever. Na een paar maanden was de uitslag als volgt: meer dan 95 procent koos ervoor de Lumia 800 te houden als hun enige toestel en leverde de andere toestellen in. De belangrijkste redenen voor het succes van Lumia 800 zijn de mogelijkheid om het toestel te koppelen met verschillende back-endsystemen en de eenvoudige integratie met Microsoft-oplossingen.
Luc Joziasse, commercieel directeur van Wortell, waardeert de unieke integratiemogelijkheden van de Lumia 800 met bedrijfskritische Microsoft-applicaties. “We zetten Lync in voor Unified Communications en presence. Met de Lumia 800 hebben we deze functionaliteit uitgebreid voor mobiel gebruik. Alles wat je op je laptop of desktop ziet, is precies hetzelfde op je smartphone. Ook hebben werknemers alle informatie onderweg bij de hand. Dit stimuleert de productiviteit en efficiëntie.”
“Een ander voorbeeld is Microsoft Dynamics CRM, dat we gebruiken om onze klantrelaties te beheren. Zo kun je de Lumia 800 bijvoorbeeld gebruiken om door alle klantenbestanden te zoeken. Je scrollt door verkoopgegevens, offertes en contactgegevens, of je belt de klant rechtstreeks vanuit de applicatie. Dit is erg efficiënt als je onderweg bent en je laptop niet bij de hand hebt. Ook maken we gebruik van SharePoint om eenvoudig een Word-, Excel- of PowerPoint-bestand te bewerken; ze worden via SharePoint automatisch opgeslagen op een veilige plek. Het is zelfs mogelijk om offline aan bestanden te werken en ze op te slaan. Zodra je weer verbinding hebt, stuur je ze door via een link in een e-mail of sms. De integraties met Office-applicaties als Word, PowerPoint en Excel zijn echt uit de kunst. Alles wat je doet met een bestand op een pc of laptop, wordt op dezelfde manier gereproduceerd op de Lumia 800. Dit is absoluut niet het geval met andere telefoons die van een Excel-sheet een compleet zooitje maken.”
Joziasse vertelt dat Wortell vastbesloten is om het projectmanagement efficiënter te laten verlopen. “Dit jaar gaan we nog een stap verder in onze projectprocessen. Momenteel ontwikkelen we onze eigen app die consultants toegang geeft tot projectinformatie via Windows 8 en Windows Phone. Zo hebben ze een beter overzicht over de belangrijkste onderdelen van een project, zoals projectdocumentatie, projecttijdregistratie en de planning van taken.”
Joziasse tot slot over de databeveiliging en het beheergemak: “Dankzij de naadloze integratie van de Lumia 800 met alle back-endystemen hoeft Wortell zich geen zorgen te maken over de beveiliging. Een gebruiker registreert zijn of haar toestel maar één keer en alle standaardinstellingen zijn ingesteld. De smartphone heeft ook zelf nog een hoop standaardinstellingen, zoals het locken en wipen van het toestel via een website. De gebruiker kan de smartphone zelf eenvoudig beheren en dit bespaart de IT-afdeling tijd en geld.”