Wanneer houd je een kilometerregistratie bij?

Bijna iedereen die in een zakelijke auto rijdt, heeft er wel eens mee te maken gehad: de kilometerregistratie. Een door de Belastingdienst verplichte administratie, die aan een aantal eisen moet voldoen. Maar wanneer ben je nu eigenlijk verplicht om deze bij te houden? Geldt de plicht bij iedere zakelijke auto, of zijn er ook uitzonderingen?

Gebruik je de auto ook privé?

Het goede nieuws is dat het bijhouden van een rittenregistratie in veel gevallen helemaal niet verplicht is. Het is eigenlijk een manier om aan te tonen dat je in aanmerking komt voor bepaalde regelingen. Besluit je geen gebruik te maken van deze regelingen, of je er nu recht op hebt of niet, hoef je ook geen administratie bij te houden.

De regelingen waarvan je gebruik kunt maken, die zijn divers, en hebben vaak te maken met het al dan niet privé gebruik maken van de auto. Besluit je de zakelijke auto alleen zakelijk te gebruiken, dan kun je een verklaring geen privégebruik auto tekenen. Dat betekent wel dat je vervolgens een registratie van de gereden kilometers bij moet houden om aan te tonen dat je de auto inderdaad alleen zakelijk gebruikt.

Het bijhouden van een registratie van al dan niet privé gereden kilometers kan je nog een voordeel opleveren. Gebruik je de zakelijke auto privé, dan betaal je standaard 2,7% van de cataloguswaarde aan BTW. Rijd je niet veel privé en kun je dit aantonen, dan vervalt dit standaard percentage en wordt het berekend naar aanleiding van het daadwerkelijk aantal gereden privékilometers. Ook wanneer je in een privé auto zakelijke ritjes maakt en de kosten hiervan declareert is het bijhouden van de gereden kilometers verplicht.

Soms wil de werkgever het

Naast deze wettelijke regelingen, zijn er soms van de kant van de werkgever nog andere reden om de gereden ritten goed in kaart te willen brengen. Zij willen inzicht krijgen in de gereden kilometers om hierop eventueel hun autoregelingen aan te kunnen passen. Ook kan het waardevolle informatie opleveren als het gaat om het meten van efficiëntie.

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om medewerkers niet langer handmatig deze administratie bij te laten houden. Het is een niet al te populair, tijdrovend klusje waar ook nog eens snel fouten in kunnen sluipen. Dankzij GPS is het bovendien helemaal niet meer nodig.

Wanneer je dankzij GPS steeds weet waar een voertuig is, kun je hier met de juiste software ook een complete registratie uit halen. Eentje die voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst, en die bovendien ook nog eens buitengewoon geschikt is voor intern gebruik.