Digitalisering heeft tal van voordelen, op voorwaarde dat het digitaliseringsproces op een slimme manier wordt aangepakt.
1. Maak een duidelijk plan
In het plan moet naar voren komen wat je wilt bereiken met digitaal werken, welke werkprocessen je wilt digitaliseren en automatiseren en met wie je de bestanden digitaal wilt delen. In het plan moet ook naar voren komen hoe het ervoor staat met de (digitale) documenthuishouding. Er moet vastgesteld worden welke documenten er zijn binnen de organisatie en welke wel of niet digitaal verwerkt moeten worden. Zodra dit helder is kun je verder gaan met de processen en het kiezen van de juiste software en hardware.
2. Ken de wetgeving
Voordat het digitalisatieproces van start gaat, moet een organisatie zich verdiepen in de wetgeving rondom digitale documenten. Neem als voorbeeld de bewaarplicht, deze verplicht elke organisatie de notariële documenten en financiële jaarverslagen fysiek te bewaren. Een ander voorbeeld is de bewijskracht van een scan van een document, deze is niet zo groot als die van het originele document. Dit betekent dat je belangrijke documenten kunt digitaliseren, maar deze daarnaast ook op papier moet behouden.
3. Beschrijf de aard van de documenten
Zodra je in kaart hebt wat het de verwachtingen zijn en hoe het staat met de wetgeving, moet de aard van de documenten bepaald worden. Je hebt bijvoorbeeld financiële documenten, vertrouwelijke bedrijfsinformatie en personeelsinformatie. Een gedetailleerde lijst van de documenten in een organisatie geeft weer welke wel of niet gedigitaliseerd moeten worden en helpt bij de budgettering van het project. Verder geeft dit goed weer wat de grote van het project is.
4. Schaf de juiste systemen, software en hardware aan
De volgende stap is het aanschaffen van de juiste software, hardware en apparaten. Er zijn twee oplossingen voor het beheren en bewaren van gedigitaliseerde documenten, RMA en DMS. RMA is een oplossing voor niet-wijzigbare bewijsstukken, terwijl DMS wijzigingen van digitale documenten toestaat. Daarnaast is het aan te raden om Optical Character Recognition software aan te schaffen die de opmaak en belangrijkste data van documenten herkent en ze automatisch opslaat op de juiste plek. Deze software wordt aangesloten op een scanner, het belangrijkste apparaat tijdens het digitalisatieproces. Belangrijk is om een scanner aan te schaffen die past bij de hoeveelheid documenten. Je kunt grofweg kiezen tussen vier types; een multifunctional printer (MFP), een flatbed scanner of een dedicated desktop scanner zoals de Kodak Alaris i1150WN- of i1190WN-scanners.
5. Digitaliseren
Indien de voorgaande stappen zijn gevolgd, dan is het digitalisatieproces zelf een relatief eenvoudige en routinematige operatie. Zorg ervoor dat alle documenten zijn voorzien van herkenbare data en dat je een scanner hebt die de hoeveelheid documenten aankan. Een laatste tip: houdt bij het scannen rekening met de doelstellingen die in het begin van het project zijn opgesteld.
Na het digitalisatieproces kan de organisatie een evaluatie doen, zo kan vastgesteld worden of de vooropgestelde doelen behaald zijn. Een geheel gedigitaliseerde organisatie betekent niet alleen efficiënter werken, maar ook een opgeschoond kantoor, minder verlies van documenten en tijdsbesparing.
