Dit komt doordat de meeste bedrijven niet de juiste uitrusting hebben en niet goed om kunnen gaan met de steeds complexer wordende IT-omgeving. De servicemanagementsystemen bij veel bedrijven zijn niet samenhangend genoeg of niet gebruiksvriendelijk. Soms gebruiken servicemanagers zelfs verschillende systemen, wat tijdrovend en inefficiënt is. Het gebrek aan transparantie rondom IT servicekosten en gebruik wordt steeds groter binnen bedrijven en de CIO krijgt hier vaak de schuld van.
CIO’s die met deze uitdaging te maken krijgen passen hun servicemanagement omgeving vaak aan of vervangen bestaande oplossingen, maar dit kost veel tijd en geld. Gelukkig zijn er manieren om servicemanagement voordelig te laten zijn voor het bedrijf. Matrix42, werkplekbeheerspecialist, geeft enkele tips om corporate IT winstgevend en hoogwaardig te maken:
1. Analyseer de behoeften van je bedrijf
Integreer servicemanagementsystemen met asset-, licentie- en contractmanagement functionaliteiten. Hierdoor kun je een compleet beeld krijgen van de serviceomgeving en hoe deze gebruikt wordt. Ook kun je eenvoudig punten in kaart brengen waar er een mismatch bestaat tussen behoeften, gebruik van bezittingen en het vermogen om aangevraagde diensten te leveren. Op deze manier krijgt de IT-afdeling inzicht in de punten waar het service management kan worden verbeterd.
2. Zorg voor transparantie van servicekosten
De enige manier voor IT-afdelingen om problemen te vermijden, prestaties te verbeteren en kostenoptimalisatie effectiever te maken is om de IT-kosten transparant te maken. Op deze manier hebben CIO’s altijd een goed antwoord op de vraag “waarom is onze corporate IT zo duur?.” IT kostentransparantie zorgt voor een goede basis voor innovatie en businessgroei van het bedrijf. Met kostentransparantie kunnen bestuurders bijdragen aan pogingen om de IT-kosten te verlagen door het optimaliseren van bepaalde configuraties.
3. Versimpel en versnel de aflevering van de IT service
Bij handmatige servicemanagement processen duurt een levering vaak dagen of weken. Met eenvoudige interfaces via desktop of mobiele app, samenhangende rapportagefunctionaliteiten en gestroomlijnde, geautomatiseerde workflows binnen een systeem kunnen servicetaken afgerond worden in minuten of uren. De taak van de IT-afdeling is om applicaties en andere diensten beschikbaar te maken voor een bredere reeks van apparaten. Van deze apparaten, zoals smartphones en tablets, zijn er veel van de gebruikers zelf. Daarom moet de IT-afdeling zich focussen op gebruikers in plaats van apparaten. De nieuwe cloud computing methoden, technologieën en diensten zorgen ervoor dat het afronden van servicetaken on-demand is geworden. Daarbij beheert de IT-afdeling een breed portfolio van applicaties die klaar voor gebruik zijn en gedeeld kunnen worden om het gebruik en kosteneffectiviteit te maximaliseren, terwijl het de ontwikkeling en wachttijden voor gebruikers juist vermindert.
4. Maak waarde zichtbaar
Het is belangrijk dat de waarde die je door bovenstaande punten hebt gecreëerd ook zichtbaar maakt voor de buitenwereld. Hierdoor kunnen ook andere partijen zien hoeveel het kost om IT-diensten af te leveren, ten opzichte van de omzet en de waarde die gegenereerd worden. Daarom dienen bedrijven hun servicewaarde te rapporteren die ze hebben gekregen door operationele en strategische taken. Ook het rapporteren van de ontwikkelingen binnen serviceovereenkomsten hoort hierbij, zoals het behalen van targets. Het doel hiervan is om informatie over servicemetingen te analyseren en af te leveren bij stakeholders, bewindvoerders en besluitmakers, waardoor zij kunnen overgaan tot actie.
5. Maak er een product van en breidt het uit
Veel bedrijven hebben nog steeds problemen met de behoeften en voorkeuren van hun personeel op het gebied van IT. Wanneer de holistische servicemanagement omgeving van je bedrijf intern een succes is kan er een outsourcing entiteit voor IT servicemanagement worden samengesteld. Hierdoor kun je meer doen dan alleen IT servicemanagement. Je kunt bijvoorbeeld bedrijfsprocessen automatiseren, zoals een facilitaire helpdesk die ook reparatieverzoeken zoals van kapotte lampen verwerkt. Op deze manier wordt de oplossing veel breder ingezet binnen de organisatie.
